Dịch vụ cho thuê bongdaso ìno chung lưu trữ giấy tờ, tài liệu

Thay vì tận dụng văn phòng hoặc đầu tư xây dựng mới bongdaso ìno lưu trữ chỉ để giấy tờ, tài liệu của doanh nghiệp, quý khách có thể cân nhắc lựa chọndịch vụ cho thuê bongdaso ìno chungcủa ALS để bảo quản hồ sơ của đơn vị một cách an toàn và tiết kiệm hơn.

1. Tại sao nên lựa chọn dịch vụ cho thuê bongdaso ìno chung để lưu trữ giấy tờ?

Sử dụngDịch vụ quản lý kho vận và hậuchung để lưu trữ tài liệu, giấy tờ là phương án TỐI ƯU cho các doanh nghiệp.

Thực sự nếu phân tích thực tế, chúng ta sẽ thấy:

- Nếu tận dụng diện tích văn phòng hiện tại để chứa hồ sơ, thì chi phí lưu trữ các giấy tờ đang được tính dựa trên chi phí thuê văn phòng (theo m2) rất đắt đỏ. Trung bình, để thuê các văn phòng làm việc, doanh nghiệp cần trả chi phí cố định bongdaso ìnoảng từ 50 – 80$/m2 và có thể tăng hơn tùy theo vị trí, loại hình cơ sở vật chất thực tế. Đó là chưa kể những chi phí liên quan khác như quản lý, nhân sự, chi phí cơ hội, rủi ro khi tự mình lưu nhưng không đảm bảo các điều kiện lưu trữ. Mỗi doanh nghiệp cơ bản cần bongdaso ìnoảng từ 20 – 50m2 để lưu trữ tài liệu. Hãy thử nhân với chi phí áng chừng phía trên chúng ta đang kể ra, chắc chắn bản thân doanh nghiệp sẽ cần bỏ ra một chi phí không hề nhỏ mỗi tháng. Tưởng rẻ nhưng hóa ra lại đắt.

- Nếu đầu tư xây dựng hẳn một bongdaso ìno riêng để lưu trữ giấy tờ, văn bản: thật sự rất tốt nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng có đủ năng lực và điều kiện tài chính để có thể làm được điều này. Đó là chưa kể tới việc, nếu không có đội ngũ xây dựng hay nhân sự vận hành bongdaso ìno vận chuyên môn thì dù có xây dựng được bongdaso ìno riêng nhưng doanh nghiệp cũng khó đảm bảo được chất lượng lưu trữ tài liệu.

Trong khi đó, với chi phí chỉ bằng ½ thậm chí 1/3 tổng chi phí của các hình thức kể trên, các doanh nghiệp đã hoàn toàn có thể có được một nơi lưu bongdaso ìno an toàn hơn, đáp ứng nhu cầu lưu trữ giấy tờ an toàn, bảo mật theo từng thùng, từng tài liệu lưu trữ, và san sẽ chi phí lưu trữ chung cho nhiều đơn vị. Vừa an toàn – lại TIẾT KIỆM cho tổ chức.

2. Hệ thống bongdaso ìno chungDịch Vụ Cho Thuê bongdasocủa ALS có gì đặc biệt?

Dịch vụ cho thuê bongdaso ìno chungđể tài liệu của ALS được xây dựng trên tiêu chuẩn bongdaso ìno lưu trữ văn thư Quốc Gia. Toàn bộ các trang thiết bị, quy trình đều được chúng tôi tối ưu và đầu tư để đảm bảo sự an toàn, chất lượng cao nhất cho giấy tờ khi được lưu trữ.

Vị trí bongdaso ìno nằm ngay tại trung tâm thành phố Hà Nội, chỉ cách các điểm nội thành chỉ 15 – 30 di chuyển, các điểm ngoại thành bongdaso ìnoảng 45 phút – 1 tiếng.

* Hệ thống trang thiết bị:

Được đâu tư theo tiêu chuẩn Cục Văn thư lưu trữ với:

- Hệ thống giá kệ selective, drive-in, dễ dàng xếp dỡ, truy xuất, tải trọng sàn 1700kg/m2.

- Hệ thống panel vách bongdaso ìno cách nhiệt, chống cháy. Hệ thống điều hòa, dàn lạnh hiệu suất tốt: 5 cụm máy với công suất 80HP được bố trí phù hợp với thiết kế bongdaso ìno, đảm bảo nhiệt độ ổn định và đồng đều.

- Hệ thống hút ẩm đảm bảo độ ẩm ổn định: 6 máy hút ẩm hiệu Harison, công suất hút 192 lít nước/ngày, xử lí 2500m3 không khí trên 1h.

- Hệ thống thông gió đảm bảo không khí được lưu thông.

- Hệ thống báo cháy đảm bảo phát hiện ngay lập tức các đám khói, được bố trí toàn bộ bongdaso ìno.

- Hệ thống cứu hỏa đầy đủ cả bên trong và bên ngoài. bongdaso ìno được diệt côn trùng và xử lý mối mọt định kỳ.

- Hệ thống camera giám sát 24/24, cả phía trong và phía ngoài bongdaso ìno.

* Những lợi ích khi sử dụng bongdaso ìno chung để tài liệu tại ALS?

Khi sử dụng dịch vụ cho thuê bongdaso ìno chung để tài liệu, doanh nghiệp sẽ:

- Quản lý tài liệu một cách khoa học, an toàn và bảo mật.

- Tiết kiệm thời gian, dễ dàng tìm kiếm.

- Giải phóng không gian, tối ưu công năng sử dụng, giảm thiểu chi phí lưu trữ.

- Đáp ứng nhanh chóng, chính xác với mọi nhu cầu.

3. Quy trình sử dụng dịch vụ cho thuê bongdaso ìno chung để tài liệu

Các giấy tờ, tài liệu của doanh nghiệp khi sử dụng dịch vụ cho thuê bongdaso ìno chung của chúng tôi sẽ được khai thác theo quy trình cụ thể bao gồm:

Bước 1: Tiếp nhận nhu cầu nhập của khách hàng

• Tiếp nhận thông tin về tài liệu, dịch vụ

• Lập kế hoạch khai thác.

Bước 2: Thu thập và vận chuyển

• Kiểm tra đối chiếu

• Xác nhận tiếp nhận với khách hàng

Bước 3: Nhập bongdaso ìno và lưu trữ

• Thực hiện nghiệp vụ nhập bongdaso ìno vào hệ thống InFor

• Chuyển tài liệu đến vị trí lưu trữ theo yêu cầu quản lý áp dụng riêng cho từng khách hàng.

Bước 4: Quản lý tài liệu lưu bongdaso ìno

• Lập các báo cáo xuất, nhập và lưu trữ

• Các báo cáo khác theo yêu cầu khách hàng.

Bước 5: Lập báo cáo quản lý

• Thực hiện nghiệp vụ xuất bongdaso ìno trên hệ thống InFor

• Chuẩn bị thực tế tài liệu cần xuất bongdaso ìno và bàn giao khách hàng

Mong rằng bài viết trên đã giúp bạn có thêm những thông tin hữu ích về dịch vụ cho thuê bongdaso ìno chung để giấy tờ, tài liệu. Nếu có những thắc mắc hay tư vấn thêm về dịch vụ bongdaso ìno đặc thù này, quý khách có thể liên hệ với đội ngũ chuyên gia của chúng tôi để nhận được hỗ trợ sớm nhất.

Chia sẻ bài viết này