Giải pháp số hóa tài bongdaso v lưu trữ trong doanh nghiệp

Số hóa tài bongdaso v đang dần trở thành xu hướng và là điều kiện căn bản cho các doanh nghiệp muốn thành công, gia tăng năng suất làm việc trong thời đại số.

1. Tại sao lại cần phải có giải pháp số hóa tài bongdaso v?

Lưu trữ vật lý chỉ có thể lưu trữ được các văn bản, giấy tờ trong một thời gian nhất định. Về cơ bản, những tài bongdaso v vẫn sẽ bị hư hại và xuống cấp dần theo thời gian.

Theo quy định của pháp luật, nhiều tài bongdaso v sẽ cần phải được lưu trữ trong khoảng 20, 30 năm và thậm chí là vĩnh viễn. Theo khảo sát cho thấy thì khi lưu các tài bongdaso v ở dạng vật lý:

- Các nhân viên sẽ tốn thêm từ 30 – 40% thời gian cho việc truy xuất và tìm kiếm thông tin

- Gần 70% dữ bongdaso v bị mất đến từ việc tìm kiếm và sử dụng tài bongdaso v

- 70% giao dịch thất bại do các văn bản, giấy tờ bị hư hỏng hoặc không được cung cấp kịp thời

Chính vì vậy, để các tài bongdaso v có thể “tồn tại” trong thời gian dài, có hiệu suất sử dụng cao hơn thì việc số hóa và đưa các dữ bongdaso v lên nền tảng Internet là điều hết sức cần thiết.

Lúc đó, các tài bongdaso v có thể sử dụng và truy vấn bất kỳ lúc nào và bất cứ nơi đâu.

Không còn giới hạn về địa lý, thời gian khi sử dụng những tài bongdaso v của doanh nghiệp. Đơn vị

2. Lợi ích từ việc số hóa các tài bongdaso v trong doanh nghiệp?

Như đã đề cập ở phía trên, việc số hóa các tài bongdaso v sẽ giúp cho các văn bản/giấy tờ của đơn vị thực sự trở nên “linh hoạt” hơn. Theo đó, chúng sẽ được:

- Truy xuất và chia sẻ dễ dàng hơn: các thông tin và dữ bongdaso v có thể tìm thấy trong tíc tắc với chỉ 1 click chuột. Không bị giới hạn về thời gian hay không gian.

- Bảo mật thông tin: các dữ bongdaso v được phân quyền theo cấp giúp phân rõ trách nhiệm của người dùng, hạn chế tình trạng mất mát, thất thoát hay hư hỏng trong quá trình sử dụng.

3. Giải pháp số hóa tài bongdaso v từ ALS?

ALS là doanh nghiệp tiên phong trong việc mang tới một giải pháp hoàn chỉnh từlưu trữvật lý cho tới số hóa tài bongdaso v.

Bên cạnh việc đảm bảo các tài bongdaso v vật lý được bảo quản trong mỗi trường vật lý hoàn hảo nhất (điều kiện về nhiệt độ, độ ẩm, thoáng khí, …) thì doanh nghiệp có thể lựa chọn số hóa tài bongdaso v các văn bản, giấy tờ quan trọng, thường xuyên sử dụng để lưu trữ và tăng năng suất, khả năng sử dụng của chúng.

Những định dạng lưu trữ truyền thống như các bản viết tay, bản in trên giấy, hình ảnh, … sẽ được chuyển về các định dạng số, tạo ra cơ sở dữ bongdaso v mở, dễ dàng tìm kiếm, trao đổi và chia sẻ.

4. Ưu điểm khi số hóa tài bongdaso v tại ALS?

Chúng tôi có khả năng số hóa và thực hiện số hóa với tỷ lệ chính xác lên tới 99.99%, đạt tiêu chuẩn An ninh thông tin ISO/IEC 27001:2013 và tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9001:2015.

ALS có khả năng:

- Cung cấp dịch vụ số hóa tổng thể: từ thiết bị, con người, phần mềm và quy trình hỗ trợ cho quá trình số hóa tài bongdaso v của doanh nghiệp:

- Số hóa đa dạng các tài bongdaso v lưu trữ: từ những bản in khổ lớn, cho tới các hiện vật, bản viết tay, tài bongdaso v, sách báo, …

- Tiết kiệm hơn nhân sự, thời gian và chi phí cho với việc lưu trữ vật lý thông thường.

5. Quy trình thực hiện việc số hóa tài bongdaso v?

Quá trình thực hiện số hóa tài bongdaso v được thực hiện theo quy trình tiêu chuẩn bảy bước thu gọn:

- Thu thập các tài bongdaso v cần số hóa

- Tiến hành sắp xếp, phân loại, chỉnh lý tài bongdaso v

- Scan (quét) tài bongdaso v

- Kiểm tra chất lượng các tài bongdaso v sau khi scan (thực hiện làm 2 lần)

- Tiến hành nhập bongdaso v (tự động (thông qua công nghệ nhận dạng ký tự) hoặc thủ công)

- Kiểm tra dữ bongdaso v được nhập (thực hiện 2 lần)

- Kết xuất và lưu trữ thông tin trên phần mềm quản lý.

Hy vọng bài viết trên đã giúp bạn đọc hiểu rõ hơn về giải pháp số hóa tài bongdaso v trong doanh nghiệp. Nếu cần tư vấn thêm về việc số hóa văn bản, giấy tờ của đơn vị, đừng ngần ngại, hãy liên hệ ngay với đội ngũ chuyên gia của chúng tôi để nhận được hỗ trợ sớm nhất.

Chia sẻ bài viết này