Những lợi ích cho doanh nghiệp khi số hóa tài bongdaso

Dạo gần đây, chúng ta có thể thấy xu hướng số hóa tài bongdaso trong các doanh nghiệp đang dần trở nên phổ biến và giống như một “trào lưu” mà người nào tới sau sẽ dần trở thành kẻ “hụt hơi” so với đối thủ của mình.

Người người, nhà nhà đều đang số hóa tài bongdaso.

Vậy số hóa tài bongdaso là gì và những lợi ích cho doanh nghiệp khi số hóa tài bongdaso cụ thể như thế nào?

Tất cả sẽ được trình bày chi tiết thông qua bài viết chi tiết dưới đây.

(Bài viết sẽ cố gắng trình bày theo hướng đơn giản nhất về các khái niệm số hóa, nhằm giúp bạn đọc dễ dàng tiếp cận hơn. Chúng tôi sẽ hạn chế sử dụng những ngôn ngữ mang tính chất học thuật. Nếu bạn đọc cần tìm hiểu thêm chi tiết về những khái niệm đó, có thể liên hệ đội ngũ chuyên gia của chúng tôi để được tư vấn cụ thể hơn).

1. Số hóa tài bongdaso là gì?

Nói một cách đơn giản,số hóa tài bongdasolà quá trình đưa các dữ bongdaso truyền thống tồn tại dưới dạng vật lý như văn bản, giấy tờ, hồ sơ, … chuyển thành các dữ bongdaso số (định dạng jpg, pdf, ….) trên nền tảng Internet.

Lúc này các dữ bongdaso sẽ trở thành các dạng “file mềm” dễ dàng truy xuất và tìm kiếm, chúng ta có thể quản lý và sử dụng các dữ bongdaso này bất cứ lúc nào mà không bị giới hạn về không gian và thời gian.

Lưu ý: không phải tài bongdaso nào sau khi số hóa cũng có thể gạt bỏ đi việc lưu trữ các tài bongdaso vật lý. Theo quy định lưu trữ của Việt Nam, một số tài bongdaso vẫn cần được lưu lại hồ sơ bản cứng trong một khoảng thời gian nhất định trước khi tiến hành tiêu hủy.

2. Những lợi ích cho doanh nghiệp khi số hóa tài bongdaso?

Có thể nói số hóa tài bongdaso là một trong những bước quan trọng để “chuyển đổi số” trong doanh nghiệp. Số hóa tài bongdaso giúp chuyển các dữ bongdaso truyền thống được quản lý một cách ngăn nắp, khoa học hơn. Các thông tin được kết nối liền mạch có hệ thống, ngoài ra nhờ số hóa tài bongdaso, doanh nghiệp giờ đây có thể:

- Nâng cao năng suất làm việc của cá nhân/tập thể: khi các thông tin không còn bị giới hạn cả về không gian và thời gian. Chúng ta có thể xử lý và lưu trữ một lượng lớn thông tin hơn, có thể xử lý thông tin, văn bản cần thiết bất cứ lúc nào ta muốn.

- Giảm thiểu rủi ro lệ thuộc vào các văn bản cứng: các dữ bongdaso truyền thống có thể dễ bị hư hại, ảnh hưởng sau một thời gian dài (nấm mốc, mục nát, …) nhưng dữ bongdaso số thì không. Chúng ta bảo vệ được tính toàn vẹn của thông tin. Bên cạnh đó, đại dịch vừa qua cũng đã chứng minh rằng, số hóa là tấm khiên bảo đảm cho doanh nghiệp. Trường họp cách lý xã hội hay cá nhân phải cách ly làm việc ở nhà cũng có thể xử lý công việc từ xa một cách dễ dàng, đảm bảo tính liên tục cho quá trình sản xuất – kinh doanh.

- Truy xuất và quản lý thông tin khoa học hơn: điều mà ta dễ nhận thấy nhất đó là bình thường thì nếu quản lý dữ bongdaso truyền thông chúng ta thường xuyên đối mặt với việc phải vật lộn để quản lý, hay tìm kiếm một văn bản nào đó khi cần. Khi số hóa tài bongdaso, tất cả các thông tin ta cần sẽ xuất hiện ngay chỉ sau vài thao tác chuột.

- Tập thói quen “làm việc số”: nhân viên sẽ bắt đầu làm quen dần với những bước căn bản đầu tiên trong quá trình chuyển đổi số sau này của đơn vị.

3. Cần chuẩn bị những gì để số hóa tài bongdaso trong doanh nghiệp?

Về cơ bản nếu để doanh nghiệp tự số hóa thì điều này vô cùng khó khăn.

Không chỉ gặp trở ngại về vấn đề trang thiết bị, việc số hóa tài bongdaso đòi hỏi cần có chuyên môn thực hiện vững vàng và chính xác.

Thông thường, khi tiến hành số hóa tài bongdaso, các doanh nghiệp sẽ lựa chọn một đơn vị số hóa tài bongdaso chuyên nghiệp, sau đó nhờ họ hướng dẫn quy trình và thực hiện các thao tác hỗ trợ.

Phía doanh nghiệp chỉ cần chuẩn bị sẵn kế hoạch số hóa, phân chia rõ tài bongdaso nào cần số hóa, tài bongdaso nào không, mức độ ưu tiên và chuẩn bị sẵn các dữ bongdaso truyền thông cần số hóa.

Các công đoạn khác trong quá trình sẽ do đơn vị cung ứng dịch vụ tiến hành hỗ trợ.

Hy vọng bài viết nói trên đã giúp bạn đọc hiểu hơn phần nào về số hóa tài bongdaso cũng như những lợi ích cho doanh nghiệp khi số hóa tài bongdaso. Nếu có thắc mắc nào thêm cần tư vấn về việc số hóa tài bongdaso, đừng ngần ngại, liên hệ ngay với đội ngũ chuyên gia của chúng tôi để nhận được hỗ trợ sớm nhất.

Chia sẻ bài viết này