Quy trình các bước số hóa tài mobile bongdaso lưu trữ doanh nghiệp

Số hóa tài mobile bongdaso đang dần trở thành một xu hướng của các doanh nghiệp trong thời đại số. Thực hiện số hóa tài mobile bongdaso giúp doanh nghiệp:

- Giải phóng không gian lưu trữ tài mobile bongdaso vật lý

- Giảm chi phí vận hành, nhân sự, quản lý cho doanh nghiệp

- Tiết kiệm thời gian xử lý giấy tờ hàng ngày

- Nâng cao hiệu suất và thời gian làm việc của nhân viên

Vậy các bước số hóa tài mobile bongdaso lưu trữ chi tiết như thế nào?

Chúng ta nên bắt đầu tư đâu để thực hiện số hóa tài mobile bongdaso cho doanh nghiệp. CùngALStìm hiểu chi tiết thông qua bài viết dưới đây.

I. Những tài mobile bongdaso như thế nào thì cần số hóa?

Nếu có điều kiện và khả năng về chi phí, doanh nghiệp có thể lựa chọn số hóa toàn bộ để đảm bảo được sự đồng nhất cũng như tạo điều kiện cho quá trình chuyển đổi số được thực hiện dễ dàng sau này.

Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng có khả năng số hóa toàn bộ thông tin. Đặc biệt là các đơn vị có quy mô nhỏ và vừa.

Chúng ta có thể căn cứ theo một số tiêu chuẩn dưới đây để có thể tiến hành số hóa trước những tài mobile bongdaso quan trọng:

- Quy định về lưu trữ tài mobile bongdaso của Nhà nước, doanh nghiệp

- Mục đích quản lý, sử dụng

- Ngân sách triển khai

Để lựa chọn các tài mobile bongdaso số hóa trước, chúng ta có thể dựa trên:

- Mức độ quý hiếm, những nội dung có giá trị cao

- Tần suất khai thác, tìm kiếm và sử dụng hàng ngày

- Tình trạng vật lý hiện tại của tài mobile bongdaso

II. Các bước số hóa tài mobile bongdaso lưu trữ tiêu chuẩn?

Các bước số hóa tài mobile bongdaso lưu trữ tiêu chuẩn bao gồm có 7 bước:

- Bước 1: Thu thập tài mobile bongdaso cần số hóa

- Bước 2: Sắp xếp và phân loại tài mobile bongdaso (theo yêu cầu)

- Bước 3: Quét tài mobile bongdaso (nhận diện dữ mobile bongdaso)

- Bước 4: Kiểm tra tính phù hợp của tài mobile bongdaso quét

- Bước 5: Tiến hành nhập mobile bongdaso và nhận dạng ký tự OCR

- Bước 6: Kiểm tra tính chính xác của thông tin nhập mobile bongdaso

- Bước 7: Tiến hành lưu trữ dữ mobile bongdaso

III. Quy trình số hóa tài mobile bongdaso lưu trữ chi tiết?

1. Thu thập tài mobile bongdaso:ở giai đoạn này bên cung ứng dịch vụ và sử dụng dịch vụ sẽ tiến hành rà soát và thu thập các tài mobile bongdaso cần được số hóa. Các bước cụ thể thực hiện bao gồm:

- Tiếp nhận tài mobile bongdaso bàn giao

- Ký xác nhận biên bản bàn giao (số lượng, loại tài mobile bongdaso, thời gian tiếp nhận, tình trạng tài mobile bongdaso tiếp nhận, …)

2. Tiền xử lý:Ở giai đoạn này, sau khi tài mobile bongdaso được tiếp nhận, bên cung ứng dịch vụ số hóa tài mobile bongdaso sẽ tiến hành các hoạt động sắp xếp, phân loại, chỉnh lý tài mobile bongdaso chi tiết gồm:

- Kiểm tra tài mobile bongdaso thu thập

- Phân loại tài mobile bongdaso theo yêu cầu số hóa

- Phân bổ nhân sự thực hiện

- Chỉnh lý tài mobile bongdaso (nếu cần)

3. Quét tài mobile bongdaso:Từng loại tài mobile bongdaso hồ sơ sẽ thực hiện trên các máy scan khác nhau

- Tài mobile bongdaso hồ sơ bản giấy thông thường khổ A4 – A0 sẽ tiến hành trên máy quét tự động.

- Các tài mobile bongdaso mỏng, giấy rách nát có khả năng hư hỏng thì sẽ tiến hành quét trên máy quét phẳng

- Các tài mobile bongdaso dạng quyển hoặc tài mobile bongdaso không tháo gáy được sẽ thực hiện trên máy quét sách A4 – A0

- Tài mobile bongdaso chuyên biệt như film ảnh, hộ chiếu sẽ được thực hiện trên máy quét chuyên dụng

4. Kiểm tra chất lượng:Sau khi quét, các tài mobile bongdaso sẽ được kiểm tra 100% chất lượng đầu ra lần 1 dựa trên các tiêu chí:

- Kiểm tra đầu ra đảm bảo đúng chất lượng yêu cầu

- Kiểm tra đầu ra đảm bảo đúng số lượng yêu cầu

- Nếu không đạt yêu cầu thì thực hiện quét tài mobile bongdaso lại

- Với tài mobile bongdaso bản giấy thông thường thì kết quả đầu ra là file pdf hoặc jpg theo yêu cầu của khách hàng

5. Nhập mobile bongdaso:nhận dạng các ký tự chính xác theo 2 hình thức:

- Nhập mobile bongdaso tự động - Áp dụng với các bản gốc chất lượng cao, tài mobile bongdaso mới: Sử dụng công nghệ OCR (nhận dạng ký tự quang học) để bóc tách thông tin và nhập tự động vào các trường thông tin yêu cầu.

- Nhập mobile bongdaso thủ công - Áp dụng với các bản gốc chất lượng thấp, tài mobile bongdaso cũ, không thể nhận dạng được: Nhân viên nhập mobile bongdaso sẽ nhập tay các dữ mobile bongdaso và các trường thông tin yêu cầu

Các trường thông tin của tài mobile bongdaso (metadata) sau khi được nhập mobile bongdaso sẽ được lưu trữ trong cơ sở dữ mobile bongdaso của doanh nghiệp.

6. Kiểm tra chất lượng:Đây là bước kiểm tra lần thứ 2 đối với các tài mobile bongdaso được số hóa. Tại bước này, các tài mobile bongdaso đầu ra sẽ được kiểm tra xác suất ngẫu nhiên 30% với những tiêu chí tương tự như ở bước 4.

7. Kết xuất và lưu trữ:Các thông tin sau khi được số hóa sẽ lưu trữ và khai thác theo các phương án riêng.

Hy vọng bài viết trên đã giúp bạn hiểu chi tiết hơn về các bước số hóa tài mobile bongdaso lưu trữ cho doanh nghiệp. Nếu cần tư vấn thêm về dịch vụ số hóa tài mobile bongdaso, quý khách có thể liên hệ ngay với các chuyên gia của chúng tôi để nhận được hỗ trợ sớm nhất.

Chia sẻ bài viết này