Tại sao nên sử dụng kho bongdaso v trữ hồ sơ và bongdaso v trữ tài liệu

Từ trước tới nay, các doanh nghiệp nghĩ rằng việc bảo quản, bongdaso v trữ hồ sơ, giấy tờ trong nội bộ (văn phòng, cơ sở hoạt động sản xuất – kinh doanh) của đơn vị là phương án an toàn và tiết kiệm chi phí.

Tuy nhiên thực tế KHÔNG HỀ như chúng ta nghĩ!

Việc bongdaso v trữ hồ sơ nội bộ thậm chí còn tốn kém, không đảm bảo nhiều hơn so với việc sử dụng dịch vụ cho thuê kho bongdaso v trữ hồ sơ mà các đơn vị bên ngoài đang cung cấp.

1. Sử dụng kho bongdaso v trữ tài liệu, giấy tờ trong doanh nghiệp có tiết kiệm?

Nhiều doanh nghiệp chỉ đơn thuần nghĩ rằng giấy tờ, tài liệu của đơn vị bongdaso v trữ nội bộ sẽ tiết kiệm thêm được rất nhiều chi phí.

Nhân sự có thể lấy tài liệu bất kỳ lúc nào, tổ chức cũng không cần trả thêm bất cứ chi phí nào cho các đơn vị để bongdaso v trữ.

Nhìn qua, quả thực đây có vẻ là phương án vô cùng hợp lý.

Nhưng nếu chúng ta phân tích sâu hơn, sẽ thấy nhiều vấn đề trong cách làm này.

Trung bình, mỗi doanh nghiệp sẽ cần ít nhất 20 – 50m2 diện tích/mỗi năm để bongdaso v trữ giấy tờ, tài liệu của đơn vị. Thậm chí, có một số doanh nghiệp của ALS dùng tới 4 – 5 tòa nhà diện tích lên đến cả trăm mét vuông chỉ để hồ sơ. Bạn có thể thấy điều gì nhiều ở những công ty chứng khoán, xây dựng, bảo hiểm, đơn vị xuất bản, …

Hiện tại, chi phí thuê văn phòng/nhà đang dao động khoảng 20 – 50$/m2/tháng. Thậm chí, con số này con lớn hơn nhiều với những văn phòng nằm ở vị trí đắc địa.

Nhẩm tính sơ sơ, các doanh nghiệp đang chọn hình thức bongdaso v trữ hồ sơ, giấy tờ nội bộ đang tốn đến hàng triệu - hàng chục triệu đồng chi phí cố định/tháng.

Đó là chúng ta chưa tính tới các chi phí khác như: điện, nước, nhân sự vận hành có liên quan, …

Chưa kể đến việc sử dụng các kho bongdaso v trữ tài liệu nội bộ thường không đảm bảo các yếu tố bảo quản theo quy chuẩn. Giấy tờ dễ bị nấm mốc, hư hại theo thời gian. Việc này ảnh hưởng nghiêm trọng đến nhiều hoạt động của doanh nghiệp.

Xem thêm:Quy định về thời gian bongdaso v trữ hồ sơ, tài liệu của doanh nghiệp

Với tất cả những phân tích trên, bạn sẽ thấy sử dụng kho tài liệu nội bộ của đơn vị không hề RẺ.

Ngoài ra, thay vì tốn diện tích chỉ để giấy tờ, doanh nghiệp có thể tận dụng diện tích đó để mở rộng không gian làm việc, tạo môi trường thoải mái cho nhân viên hay tận dụng để mở rộng địa điểm hoạt động sản xuất – kinh doanh tạo thêm nguồn doanh thu, lợi nhuận cho đơn vị.

2. Tại sao nên sử dụng kho bongdaso v trữ hồ sơ riêng bên ngoài?

Qua phần 1, chúng ta đã thấy việc sử dụng các kho bongdaso v trữ hồ sơ TỐN KÉM như thế nào?

Vậy có giải pháp nào giúp doanh nghiệp TIẾT KIỆM chi phí hơn mà giấy tờ, tài liệu vẫn được bảo quản đảm bảo?

Đơn giản nhất, doanh nghiệp có thể sử dụng dịch vụ cho thuê kho bongdaso v trữ hồ sơ riêng bên ngoài.

Các kho bongdaso v trữ hồ sơ bên ngoài thường được xây dựng thành hệ thống lớn và trang bị các thiết bị bongdaso v trữ hiện đại, đáp ứng hoàn hảo nhu cầu bảo quản giấy tờ của doanh nghiệp.

- Những kho hồ sơ này thường được tổ chức theo dạng “bongdaso v chung”: hệ thống kho được phân thành các khu vực, giấy tờ, tài liệu của mỗi doanh nghiệp bongdaso v ở những vị trí nhất định. Các đơn vị chia sẻ về chi phí bongdaso v trữ, từ đó giảm đáng kể chi phí bongdaso v trữ cho tổ chức.

- Chi phí bongdaso v trữ RẺ HƠN NHIỀU so với việc tự đầu tư xây dựng hoặc sử dụng kho nội bộ: Các kho được đầu tư theo tiêu chuẩn Văn thư bongdaso v trữ, nhưng chi phí để thuê các kho tài liệu này TIẾT KIỆM HƠN gần 3 lần so với chi phí thuê văn phòng thông thường.

- Đảm bảo an toàn cho hồ sơ, tài liệu: Các kho có hệ thống điều chỉnh nhiệt độ, độ ẩm, hệ thống không khí tiêu chuẩn, …, luôn có nhân sự trực vận hành để đảm bảo điều kiện bảo quản lý tưởng nhất.

- Dễ truy vấn và vận chuyển tài liệu khi cần: Các tài liệu sẽ được sắp xếp một cách khoa học, dễ tìm kiếm và vận chuyển nhanh chóng tới đơn vị khi cần.

Có thể so sánh một cách đơn giản như sau!

Khi bongdaso v trữ nội bộ, doanh nghiệp mất khoảng vài triệu - vài chục triệu/tháng, thì khi sử dụng kho bongdaso v trữ hồ sơ bên ngoài, chỉ vài trăm nghìn/tháng là đơn vị đã có thể sở hữu kho tài liệu riêng cùng nhân sự có chuyên môn vận hành (không cần lo cả chi phí điện, nước, …).

3. Dịch vụ cho thuê kho bongdaso v trữ hồ sơ của ALS?

Hiện tại,ALSlà đối tác cung cấp dịch vụ choDịch Vụ Cho Thuê bongdaso vn,cho các doanh nghiệp. Chúng tôi sở hệ thống kho tài liệu đạt tiêu chuẩn của Cục Văn thư bongdaso v trữ Quốc Gia.

Chúng tôi sẵn sàng tư vấn và đáp ứng nhu cầu bongdaso v trữ hồ sơ, giấy tờ, tài liệu tức thời cho mọi đơn vị.

Điểm mạnh nổi bật của khi thuêDịch Vụ Cho Thuê bongdaso vnhồ sơ của ALS đó là:

- Chi phí TIẾT KIỆM: tiết kiệm hơn khi bongdaso v trữ kho hồ sơ nội bộ và RẺ HƠN 20 – 30% so với chi phí thuê kho tài liệu thông thường trên thị trường.

- Công nghệ HIỆN ĐẠI: ALS áp dụng công nghệ tự động hóa trong việc kiểm soát các điều kiện vận hành, hỗ trợ truy xuất, quản lý giấy tờ, hỗ trợ số hóa tài liệu theo yêu cầu.

- Vị trị THUẬN TIỆN: kho bongdaso v trữ hồ sơ của ALS nằm ở vị trí trung tâm ở nội thành nên rất dễ trong việc di chuyển hay giao nhận tài liệu khi phát sinh nhu cầu.

Hy vọng bài viết trên đã giúp bạn hiểu rõ hơn về dịch vụ cho thuê kho bongdaso v trữ hồ sơ của doanh nghiệp. Nếu cần tư vấn chi tiết hơn về dịch vụ này, đừng ngần ngại liên hệ ngay với các chuyên gia của chúng tôi để nhận được hỗ trợ nhanh nhất.

Chia sẻ bài viết này